ÍNDICE
Se localizando – Onde você está?
O que é
o HelpOffice?
HelpOffice é o sistema que você utilizará para agendar uma reunião, reservar uma sala e os recursos necessários.
Onde
encontrar o HelpOffice?
Você pode encontrar o HelpOffice no seguinte endereço: www.netpartners.com.br/helpoffice/,
ou então pode acessá-lo através da homepage da Netpartners, na opção Área
Restrita, Colaboradores e HelpOffice.
Entrando
no Sistema
Para entrar no sistema, é exigido um login (e-mail
netpartners) e uma senha.
Se
logando
Para saber sua senha, digite seu e-mail da
netpartners no campo e-mail e clique em Esqueci a Senha. O sistema irá
encaminhar sua senha ao seu e-mail indicado.
Se localizando – Onde você está?
Após ter se logado no programa, será aberta a
página para seleção do país, local, divisão e área onde será realizada a reunião e a reserva da sala desejada.
Menu
principal
Após ter selecionado o local, será aberta a página
do Menu Principal. Neste página, você poderá Agendar Reunião,
Cancelar Reunião, Localizar-se nas Reuniões, Consultar Agenda,
Localizar Recursos e Alterar Senha.
Agendando
uma reunião
Para agendar uma reunião é necessário selecionar o
dia e o horário desejado e clicar em Procurar. O sistema irá verificar quais
são as salas disponíveis no dia e horário desejado.
Ex: reunião dia 09/09/2003,
das 09:00 às 10:00.
Basta localizar a sala desejada e clicar em
selecionar.
Você também pode agendar uma reunião em uma sala
específica. Para isso basta selecionar o dia, o horário desejado,
a sala e clicar em Procurar.
Após selecionar a sala desejada, será necessário
identificar: Assunto da Reunião, Mensagem aos Participantes, Área que Promove, Fone e Qtde de
Participantes e clicar em Avançar.
Após clicar em Avançar, será aberta uma tela de
confirmação dos dados até agora indicados e será possível identificar os Participantes
da reunião, será possível reservar Recursos disponíveis para a reunião e
reservar Outros recursos para a reunião.
Após ter identificado, se desejado, os
participantes e os recursos ncessários para a reunião, você deve clicar em Concluir.
Pronto! Sua reunião foi agendada.
Salas
de reunião
As salas de reunião disponíveis são: : Guarani – sala 01, Xavante
– sala 02, Tamoio – sala 03, Yanomani - sala de treinamento e a sala Projetor – para reservar o recurso projetor em
avulso.
Selecionando
os participantes
Nesta opção, você pode identificar todos os
participantes da reunião e enviar um comunicado a todos, por e-mail.
Para indicar os participantes da reunião, basta
digitar o primeiro nome de cada participante no Filtro de e-mails e clicar em Filtrar.
Se o e-mail do participante estiver correto, basta clicar em Incluir. O
sistema inclui um participante por vez.
Após ter incluído todos os participantes, clique em
Voltar
Reservando
um recurso
Clicando em recursos, o sistema irá mostrar os
recursos disponíveis para o dia e horário seleionados.
Para fazer a reserva, basta identificar o recurso,
a quantidade desejada e clicar em Incluir.
Confirme o recurso e a quantidade reservada e
clique em Voltar.
Recursos
disponíveis
Os recursos disponíveis para reserva no HelpOffice
são: 01 Projetor e 01 FlipChart
Recurso
avulso
Para reservar os recursos Projetor e/ou FlipChart
em avulso, fora de uma reunião na Netpartners, deve-se efetuar os mesmos passos
de Agendar Reunião, deve-se
selecionar a sala Projetor, reservar o recurso Projetor e Concluir.
Outros
Recursos
Outros: nesta opção, você pode
solicitar um recurso adicional, que não esteja cadastrado no HelpOffice. Basta
selecionar Solicitar para HelpOffice, identificar o recurso, a quantidade,
o centro de custo para débito (projeto) e clicar em Incluir.
Cancelando
uma reunião
Clicando em Cancelar Reunião, o sistema irá
mostrar todas as reuniões agendadas por você. Para cancelar a reunião, basta
identificá-la e clicar em Cancelar.
Localizando-se
nas reuniões
Nesta opção você pode localizar as reuniões que
você agendou ou que você participará.
Para isso, basta filtrar seu e-mail, setar uma data
para a busca e clicar em Procurar.
Consultando
a agenda
Nesta opção você pode consultar a agenda das salas
de reunião cadastradas.
Para efetuar a busca, basta setar uma data,
selecionar uma sala específica e clicar em Procurar.
Localizando
recursos
Nesta opção, você pode localizar os recursos
disponíveis no HelpOffice.
Para efetuar a busca, basta setar uma data,
selecionar o recurso específico e clicar em Procurar.
Alterando
sua senha
Nesta opção, você pode efetuar a alteração de sua
senha.
Basta indicar a senha atual, a nova senha e Confirmar.
